Vzor: Informácia o spracúvaní osobných údajov pri rezervácii

1.1 Keď si u vás niekto rezervuje termín cez Rezervačnú stránku alebo keď jeho termín zapíšete do Rezervácií sami, spracúvate osobné údaje tejto osoby (ďalej „klient“). Prevádzkovateľom ste vy. Setori s. r. o. (ďalej „Setori“) je vaším sprostredkovateľom podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov (https://vystav.sk/zmluva-o-spracuvani). Na vlastný účet spracúva najmä odtlačok IP adresy návštevníka stránky, aby ju chránila pred zneužitím. Setori z rezervačných stránok nevytvára katalóg firiem, nespája údaje klientov naprieč firmami a nepoužíva ich na vlastný marketing.

1.2 Klientov informujete podľa čl. 13 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej „GDPR“). Ukladá vám to aj čl. 10 Všeobecných obchodných podmienok služby Vystav (ďalej „VOP“) a časť 7 Osobitných podmienok funkcií a modulov. Pod formulárom Rezervačnej stránky Vystav zobrazí stručnú informáciu v mene vašej firmy a odkaz na vašu úplnú informáciu, ktorú zverejňujete vy.

1.3 Vzor má dve vrstvy:

1. Krátka verzia (časť 3) patrí všade, kde dávate odkaz na rezerváciu, a do rozhovoru, keď termín zapisujete sami.
2. Úplná verzia (časť 4) obsahuje všetky informácie podľa čl. 13 GDPR. Zverejníte ju na stálej adrese, najlepšie na svojom webe.

1.4 Vzor opisuje, ako rezervácie spracúva Vystav ku dňu účinnosti tejto verzie. Funkcie v príprave (pojem podľa čl. 2 VOP), napríklad pripomienky SMS, Setori do vzoru doplní po ich sprístupnení. Ak údaje klientov vediete aj inde (diár, e-mailová schránka, sociálne siete, iný program), doplňte to. Vzor nie je právna rada ani súčasť zmluvy so Setori; povinnosti Setori určujú VOP a Zmluva o spracúvaní, ktoré majú pred vzorom prednosť. Dokument pripravila Setori s. r. o.

2.1 Postup.

1. Text v hranatých zátvorkách nahraďte svojimi údajmi a vypustite odseky o tom, čo nerobíte: záloha, platba kartou, účtovník, evidencia neúčastí na rozhodovanie o zálohe a spor. Riadok o spore ponechajte, len ak údaje k sporu uchovávate osobitne, mimo automatického výmazu rezervácií.
2. Lehotu uveďte presne takú, akú máte v nastaveniach Rezervácií: 1 až 36 mesiacov od termínu, predvolene 12. Nastavuje ju Vlastník alebo Správca (v aplikácii Administrátor). Keď ju zmeníte, zmeňte ju v oboch verziách textu. Pri číslovke 1 až 4 upravte tvar slova „mesiac“.
3. Úplnú verziu zverejnite na stálej adrese dostupnej bez prihlásenia a odkaz na ňu vložte do nastavení Rezervačnej stránky. Pole je v nastaveniach nepovinné, informácia, ktorú Vystav zobrazí pod formulárom, však neobsahuje všetky náležitosti podľa čl. 13 GDPR; bez odkazu preto stránku nezverejňujte.
4. Skontrolujte informáciu, ktorú Vystav zobrazuje pod formulárom (obchodné meno, IČO, adresa, účel, lehota, Setori ako sprostredkovateľ). Úvodný text stránky jej nesmie odporovať.
5. Krátku verziu dajte k odkazu na rezerváciu mimo Vystavu. Keď termín zapisujete sami, napríklad po telefóne, povedzte klientovi jej podstatu a kde nájde úplnú verziu.
6. Ak predchádzajúce zrušenia a neúčasti používate pri rozhodovaní o zálohe, pred prvou rezerváciou si písomne zapíšte test oprávneného záujmu (bod 2.3).
7. Určte, kto u vás vybavuje žiadosti klientov (bod 2.5).
8. Pri každej zmene text aktualizujte, zmeňte v ňom dátum a predchádzajúce znenie si uschovajte.

2.2 Čo Vystav pri rezerváciách robí.

2.3 Evidencia zrušení a neúčastí. Pri každom termíne Vystav eviduje jeho stav vrátane zrušenia a neúčasti; neúčasť označíte vy po termíne. Záznam stavu patrí k vybaveniu rezervácie. Ak predchádzajúce zrušenia a neúčasti používate aj pri rozhodovaní, či od klienta žiadať zálohu, ide o samostatný účel na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Pred prvou rezerváciou si písomne zapíšte test proporcionality:

1. Aký máte záujem? Chrániť sa pred stratou z termínov, ktoré ostanú neobsadené, a vedieť rozhodnúť o zálohe.
2. Je spracúvanie nevyhnutné? Vysvetlite, prečo nestačí menej údajov alebo kratšia lehota.
3. Neprevažujú záujmy klienta? Zohľadnite, kto rezervácie vidí, následky žiadosti o zálohu, zvolenú lehotu a spôsob vybavenia námietky.

Vystav z histórie nepočíta hodnotenie ani skóre; o zálohe rozhoduje človek. Neúčasť označte len vtedy, keď klient naozaj neprišiel a termín vopred nezrušil. Po námietke klienta jeho históriu pri rozhodovaní o zálohe nepoužívajte, ibaže preukážete nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú, alebo ju potrebujete na právne nároky. Na odmietnutie klienta históriu bez nového posúdenia nepoužívajte. Ak ju na rozhodovanie o zálohe nepoužívate, príslušné odseky z oboch verzií vypustite.

2.4 Údaje o zdraví. Vystav nie je určený na spracúvanie osobitných kategórií údajov (čl. 9 GDPR), zákazníkov zo zdravotníctva a príbuzných odborov však nevylučuje. Ak také údaje potrebujete, musíte mať výnimku podľa čl. 9 ods. 2 GDPR a vlastné ochranné opatrenia.

• V úvodnom texte stránky ani v opise služieb nežiadajte, aby klienti do poznámky písali údaje o zdraví.
• Ak už názov služby prezrádza zdravotný stav (napríklad liečba konkrétnej choroby), aj samotná rezervácia je údajom o zdraví (porovnaj rozsudok Súdneho dvora EÚ C-21/23). Zvoľte všeobecnejší názov alebo inú cestu rezervácie, inak doplňte do informácie výnimku podľa čl. 9 ods. 2 GDPR a posúďte potrebu posúdenia vplyvu (čl. 35 GDPR).
• Ak klient napíše údaje o zdraví do poznámky alebo do dôvodu zrušenia a nemáte na ne právny základ, bez zbytočného odkladu ich vymažte.
• Do internej poznámky nepíšte údaje o zdraví ani hodnotenia klienta; klient má právo na prístup aj k nej.

2.5 Žiadosti klientov. Vybavujete ich vy, bezplatne, bez zbytočného odkladu a najneskôr do jedného mesiaca (čl. 12 GDPR). Pomôžu vám tieto nástroje:

• Prístup a prenosnosť: všetky rezervácie vrátane zrušených obsahuje súbor rezervácií v úplnom exporte Firmy. Ak žiadosť pokrýva aj súvisiace kontakty, doklady a e-maily, doplňte ich. Exportovať môže Vlastník, Správca, Člen a Účtovník.
• Oprava a výmaz: v detaile rezervácie; kontakt opravíte v adresári. Vystavený doklad sa neprepisuje, opravuje sa opravným dokladom.
• Obmedzenie spracúvania: posúďte individuálne; Setori vám na požiadanie poskytne súčinnosť.

Ak klient pošle žiadosť Setori, Setori ju do 5 pracovných dní postúpi vám a klientovi oznámi, že ju vybavíte vy (čl. 21 Zmluvy o spracúvaní).

2.6 Čo vzor nerieši.

• Spotrebiteľské informácie. Ak cez Rezervačnú stránku uzatvárate so spotrebiteľom zmluvu na diaľku, predzmluvné informácie podľa § 15 zákona č. 108/2024 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene a doplnení niektorých zákonov (vrátane ceny, zálohy, storna a práva na odstúpenie alebo výnimky z neho), potvrdenie zmluvy podľa § 17 a prípadnú funkciu odstúpenia podľa § 20a tohto zákona zabezpečujete vy.
• Marketing. Do potvrdení a pripomienok nepridávajte reklamu. Marketingové správy vyžadujú súhlas alebo výnimku podľa § 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov.
• Ďalšie spracúvanie vo Vystave. Kontakty a doklady, ktoré z rezervácie vzniknú, opíšte vo svojich zásadách; pomôžu vám Vzorové odseky do zásad ochrany osobných údajov zákazníka. Údaje pracovníkov, ktorí služby poskytujú, opíšte v informácii pre zamestnancov.

Text na prevzatie:

Rezervácie spracúva [obchodné meno, IČO a e-mail]. Údaje použijeme na rezerváciu a poskytnutie služby[; záznamy o zrušení a neúčasti aj na rozhodnutie o zálohe, proti čomu môžete namietať]. Údaje v rezervácii uchováme [12 mesiacov] od termínu; kontakty a doklady môžu mať inú lehotu. Sprostredkovateľ: Setori s. r. o. Do poznámky nepíšte údaje o zdraví. Vaše práva a úplné informácie: [adresa úplnej verzie].

Ak krátku verziu vložíte aj do úvodného textu Rezervačnej stránky, dodržte limit 600 znakov. Klikateľný odkaz na úplnú verziu zobrazí Vystav pod formulárom.

Text na prevzatie začína nadpisom nižšie.

Informácia o spracúvaní osobných údajov pri rezervácii termínu

Platí od [dátum].

Táto informácia vysvetľuje, čo robíme s vašimi osobnými údajmi, keď si u nás rezervujete termín cez rezervačnú stránku alebo keď ho zapíšeme za vás, napríklad po telefóne. Osobné údaje spracúvame podľa nariadenia (EÚ) 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej „GDPR“).

Kto je prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom vašich osobných údajov je [obchodné meno], so [sídlom / miestom podnikania] [adresa], IČO [IČO] (ďalej „my“). Vo veciach osobných údajov nás kontaktujte e-mailom na [e-mail], telefonicky na [telefón] alebo poštou na [adresa]. [Zodpovednú osobu sme neurčili. / Našu zodpovednú osobu zastihnete na: meno, e-mail.]

Kto nám s rezerváciami pomáha

Rezervačnú stránku a evidenciu termínov prevádzkujeme v službe Vystav. Poskytuje ju Setori s. r. o., so sídlom 1. mája 630/25, 908 85 Brodské, IČO 57 522 634, DIČ 2122805058, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Sro, vložka č. 62541/T (ďalej „Setori“). Setori je pri obsahu rezervácie naším sprostredkovateľom a spracúva ho len podľa našich pokynov a zmluvy o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR. Obsah rezervácií nepredáva ani nepoužíva na vlastný marketing. Odtlačok IP adresy návštevníka stránky spracúva na vlastný účet, aby stránku chránila pred zneužitím. O obsahu rezervácie rozhodujeme my, preto sa so žiadosťami obracajte na nás.

Aké údaje spracúvame

Na aké účely, na akom základe a ako dlho

Lehotu [12] mesiacov počítame od dátumu termínu. Po jej uplynutí sa z rezervácie automaticky vymaže vaše meno, telefón, e-mail, poznámky, dôvod zrušenia, odkaz na zrušenie a prepojenie na kontakt a doklady; ostane len anonymný záznam o službe, čase a stave. V zálohách služby môžu pôvodné údaje zostať najviac 27 dní; zálohy sa v bežnej prevádzke nepoužívajú. [Ak za službu žiadame zálohu alebo vám vystavíme faktúru, vznikne aj kontakt s vaším menom, telefónom a e-mailom a doklad. Tie uchovávame podľa ich vlastného účelu a lehoty.]

Evidencia zrušení a neúčastí

[Túto časť a časť Právo namietať vypustite, ak históriu na rozhodovanie o zálohe nepoužívate.] Pri každom termíne evidujeme, ako skončil: či sa uskutočnil, či ste ho zrušili vy alebo my, alebo či ste bez zrušenia neprišli. Vaše predchádzajúce zrušenia a neúčasti môžeme zohľadniť pri rozhodovaní, či od vás pri ďalšom termíne žiadať zálohu, aby sme sa chránili pred stratou z neobsadených termínov. To je náš oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Pri jeho posúdení sme zohľadnili, že:

• evidenciu vidia len osoby s prístupom k našej firme vo Vystave [vrátane nášho účtovníka]; iné firmy ju nevidia a nikomu ju neposkytujeme;
• údaje sa vymažú po [12] mesiacoch od termínu;
• nepočítame z nej žiadne hodnotenie ani skóre a o zálohe vždy rozhoduje človek;
• môže z nej vyplynúť iba to, že od vás pri ďalšom termíne budeme žiadať zálohu.

Podstatu nášho posúdenia vám na požiadanie vysvetlíme.

Právo namietať

Proti spracúvaniu na základe nášho oprávneného záujmu, najmä proti použitiu evidencie zrušení a neúčastí, môžete kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (čl. 21 GDPR). Stačí nám napísať na [e-mail]. Po námietke vaše predchádzajúce zrušenia a neúčasti pri rozhodovaní o zálohe nepoužijeme, ibaže preukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na uplatnenie či obhajobu právnych nárokov.

Údaje o zdraví

Do poznámky k rezervácii ani do dôvodu zrušenia nepíšte údaje o svojom zdraví, napríklad diagnózu alebo lieky, ani iné osobitné kategórie údajov. Na rezerváciu ich nepotrebujeme. Ak nám ich napíšete, bez zbytočného odkladu ich vymažeme. [Ak už výber služby prezrádza zdravotný stav, doplňte právny základ podľa čl. 6 GDPR, výnimku podľa čl. 9 ods. 2 GDPR, účely a ochranné opatrenia.]

Komu vaše údaje poskytujeme

Vaše údaje nepredávame a nepoužívame ich na reklamu. Poskytujeme ich len týmto príjemcom:

1. Setori s. r. o. ako nášmu sprostredkovateľovi.
2. Ďalším sprostredkovateľom Setori (zoznam je na https://vystav.sk/udaje/sprostredkovatelia), najmä Railway Corporation, USA (prevádzka služby), Plus Five Five, Inc. (služba Resend), USA (odosielanie e-mailov), a Google Cloud EMEA Limited (služba Google Workspace), ak Setori pri žiadosti o pomoc pošleme obsah vašej rezervácie.
3. [Zmluvná strana podľa vašej zmluvy so Stripe], ak zálohu platíte kartou. Údaje o karte zadávate priamo u Stripe, ktorá od nás dostane sumu, menu a identifikáciu dokladu.
4. [Názov účtovníka alebo účtovnej kancelárie], ktorý nám vedie účtovníctvo a má prístup k našej firme vo Vystave.
5. Orgánom verejnej moci, napríklad daňovému úradu alebo súdu, ak nám to ukladá zákon.

Prenos údajov mimo Európskej únie

Databáza a súbory služby Vystav sú uložené v Holandsku a ich zálohy v Európskej únii. Railway Corporation zabezpečuje prevádzku a podporu aj z USA, e-maily odosiela Plus Five Five, Inc. v USA a Google Workspace môže údaje spracúvať aj mimo EÚ. Prenos k spoločnostiam z USA je založený na rozhodnutí Európskej komisie o primeranej úrovni ochrany v rámci EÚ – USA na ochranu osobných údajov (vykonávacie rozhodnutie Komisie (EÚ) 2023/1795), v ktorom sú zapísané, doplnkovo na štandardných zmluvných doložkách (vykonávacie rozhodnutie Komisie (EÚ) 2021/914); pri Google Workspace na štandardných zmluvných doložkách. Kópiu záruk vám na požiadanie poskytneme. Pri platbe kartou sa prenosy spoločnosti Stripe riadia jej podmienkami.

Automatizované rozhodovanie

Nerozhodujeme o vás výlučne automatizovaným spracúvaním vrátane profilovania, ktoré by malo pre vás právne účinky alebo by vás podobne významne ovplyvnilo (čl. 22 GDPR). Rezerváciu na stránke prijme Vystav automaticky, ak je termín voľný a sú splnené pravidlá stránky. O zálohe podľa predchádzajúcich zrušení a neúčastí vždy rozhoduje človek.

Musíte nám údaje poskytnúť?

Zákon vám to neukladá. Meno a aspoň telefón alebo e-mail sú však podmienkou rezervácie; bez nich vám termín nevieme potvrdiť ani sa vám ozvať pri zmene. Poznámka a dôvod zrušenia sú dobrovoľné. Ak vám vystavíme faktúru, údaje na nej vyžaduje zákon.

Vaše práva

Máte právo:

• požadovať prístup k svojim údajom a ich kópiu (čl. 15 GDPR);
• požadovať opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov (čl. 16 GDPR);
• požadovať výmaz údajov (čl. 17 GDPR); výmaz sa nevzťahuje na doklady, ktoré musíme uchovávať podľa zákona;
• požadovať obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR), napríklad kým overujeme správnosť údajov;
• získať údaje, ktoré ste nám pri rezervácii poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi (čl. 20 GDPR);
• namietať proti spracúvaniu na základe nášho oprávneného záujmu (čl. 21 GDPR), ako je uvedené v časti Právo namietať;
• podať sťažnosť dozornému orgánu.

Žiadosť nám pošlite e-mailom alebo poštou na kontakt uvedený v časti Kto je prevádzkovateľ. Uveďte telefón alebo e-mail, ktorý ste pri rezervácii zadali, aby sme vaše údaje našli. Ak budeme mať dôvodné pochybnosti o vašej totožnosti, požiadame vás o údaje potrebné na jej overenie. Žiadosť vybavíme bezplatne, bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia. Pri zložitej žiadosti alebo pri väčšom počte žiadostí môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace; o predĺžení a jeho dôvodoch vás budeme informovať do jedného mesiaca (čl. 12 ods. 3 GDPR). Ak žiadosť pošlete Setori na info@setori.sk, do 5 pracovných dní ju postúpi nám a oznámi vám to.

Na spracúvanie podľa tejto informácie od vás nežiadame súhlas.

Sťažnosť na dozorný orgán

Ak si myslíte, že vaše údaje spracúvame v rozpore s predpismi, môžete podať návrh na začatie konania (sťažnosť) Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk ↗ (otvorí sa na inej stránke) (čl. 77 GDPR).

Údaje, ktoré spracúva Setori ako prevádzkovateľ

Pri návšteve rezervačnej stránky Setori používa odtlačok vašej IP adresy, aby obmedzila počet požiadaviek a chránila stránku pred zneužitím. Samotnú IP adresu k rezervácii neukladá. Podrobnosti sú v Zásadách ochrany osobných údajov Setori (https://vystav.sk/ochrana-udajov) a v Zásadách používania cookies a podobných technológií (https://vystav.sk/cookies). Setori môžete písať na info@setori.sk alebo volať na +421 951 045 038.

Zmeny tejto informácie

Túto informáciu aktualizujeme, keď sa zmení spôsob alebo rozsah spracúvania. Aktuálne znenie je vždy na [adresa úplnej verzie]. Ak by sme vaše údaje chceli použiť na iný účel, vopred vás o tom budeme informovať.

• Všeobecné obchodné podmienky služby Vystav, najmä čl. 10 Povinnosti Zákazníka: https://vystav.sk/obchodne-podmienky
• Osobitné podmienky funkcií a modulov, časť 7 Rezervácie a rezervačná stránka: https://vystav.sk/obchodne-podmienky/funkcie#cast-7
• Zmluva o spracúvaní osobných údajov: https://vystav.sk/zmluva-o-spracuvani
• Zoznam sprostredkovateľov a príjemcov osobných údajov: https://vystav.sk/udaje/sprostredkovatelia
• Zásady ochrany osobných údajov Setori: https://vystav.sk/ochrana-udajov
• Zásady používania cookies a podobných technológií: https://vystav.sk/cookies
• Vzorové odseky do zásad ochrany osobných údajov zákazníka: https://vystav.sk/pomoc/vzor-odseky-do-zasad
• Vzor: Informácia pre zamestnancov o spracúvaní údajov vo Vystave: https://vystav.sk/pomoc/vzor-informacia-pre-zamestnancov

Otázky k vzoru posielajte na info@setori.sk alebo volajte na +421 951 045 038.