Vzorové odseky do zásad ochrany osobných údajov zákazníka

1.1 Kto informuje. Pri osobných údajoch, ktoré vo Vystave vediete o svojich obchodných partneroch, ich kontaktných osobách, klientoch a dlžníkoch, ste prevádzkovateľom vy. Setori s. r. o. (ďalej „Setori“) ich pre vás spracúva ako sprostredkovateľ podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov (https://vystav.sk/zmluva-o-spracuvani, ďalej „Zmluva o spracúvaní“). Informácie podľa čl. 13 a 14 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej „GDPR“), preto poskytujete vy. Setori to za vás urobiť nemôže, lebo nepozná vaše účely, právne základy ani lehoty.

1.2 Účtovníci a sprostredkovatelia. Ak k Firme vo Vystave pristupujete ako účtovník, ktorého pripojil klient, prevádzkovateľom a zákazníkom Setori je klient a vzor patrí do jeho zásad. Ak vo svojej Firme spracúvate údaje v mene iného prevádzkovateľa, ste sprostredkovateľom vy a Setori je vaším ďalším sprostredkovateľom (čl. 25 Zmluvy o spracúvaní). Informácie z tohto vzoru vtedy odovzdajte tomuto prevádzkovateľovi.

1.3 Povaha vzoru. Vzor je bezplatná informačná pomôcka. Nie je súčasťou zmluvy so Setori a nezakladá jej ďalšie povinnosti; tie určujú Zmluva o spracúvaní a Zoznam sprostredkovateľov a príjemcov osobných údajov (https://vystav.sk/udaje/sprostredkovatelia, ďalej „Zoznam sprostredkovateľov“), ktoré majú pri rozpore prednosť. Vzor nie je právna rada a Setori vaše zásady nepreveruje. Dokument pripravila Setori s. r. o.

1.4 Ako vzor čítať.

• Text v rámčeku „Poznámka pre vás“ je určený vám; do zásad ho nepreberajte. Na prevzatie je text pod nadpisom „Text na prevzatie“.
• V texte na prevzatie „my“ znamená vašu firmu a „vy“ osobu, ktorá vaše zásady číta.
• Text v hranatých zátvorkách nahraďte svojím údajom alebo jednou z uvedených možností a zátvorky odstráňte.
• Body o funkciách, ktoré nepoužívate, vymažte.
• Odseky vložte do existujúcich častí zásad (príjemcovia, prenosy, lehoty, práva) alebo ako samostatnú časť „Ako používame službu Vystav“. Tučné medzititulky sú návrhy nadpisov. Odseky na seba odkazujú medzititulkom, aby odkazy fungovali v každom číslovaní.

1.5 Rozsah vzoru. Vzor opisuje funkcie Vystavu dostupné ku dňu účinnosti tejto verzie. Keď Setori sprístupní Funkciu v príprave (pojem podľa čl. 2 Všeobecných obchodných podmienok služby Vystav, https://vystav.sk/obchodne-podmienky, ďalej „VOP“), napríklad zbernú adresu na doklady, doplní do vzoru príslušné odseky. Nového alebo nahradeného ďalšieho sprostredkovateľa Setori oznamuje najmenej 30 dní vopred (čl. 19 Zmluvy o spracúvaní). Po takom oznámení upravte aj svoje zásady.

1.6 Čo doplníte sami. Vzor pokrýva len to, čo súvisí s Vystavom. Podľa čl. 13 a 14 GDPR vaše zásady musia obsahovať aj:

1. vaše obchodné meno a kontakt a kontakt na zodpovednú osobu, ak ste ju určili;
2. všetky účely spracúvania s právnym základom; pri oprávnenom záujme aj to, o aký záujem ide;
3. príjemcov mimo Vystavu (napríklad banku, prepravcu, advokáta) a prenosy do tretích krajín;
4. lehoty uchovávania alebo kritériá na ich určenie;
5. či je poskytnutie údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou a čo hrozí pri ich neposkytnutí;
6. pri údajoch získaných inak ako od dotknutej osoby kategórie údajov a ich zdroj.

Informácie o údajoch, ktoré ste nezískali od dotknutej osoby, poskytnite v primeranej lehote, najneskôr do jedného mesiaca, alebo skôr pri prvej komunikácii s ňou či pri prvom poskytnutí údajov inému príjemcovi (čl. 14 ods. 3 GDPR). Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) je právnym základom len pri osobe, ktorá je sama zmluvnou stranou, napríklad pri živnostníkovi. Pri kontaktných osobách právnickej osoby sa spravidla použije oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

1.7 Citlivé údaje. Na spracúvanie osobitných kategórií údajov, napríklad údajov o zdraví (čl. 9 GDPR), a údajov týkajúcich sa uznania viny za trestné činy a priestupky (čl. 10 GDPR) potrebujete osobitný právny základ. Bez neho ich nezadávajte do poznámok, rezervácií, príloh ani do funkcií umelej inteligencie. Ak pôsobíte v oblasti, v ktorej sa také údaje na dokladoch bežne objavujú, napríklad v zdravotníctve, uveďte ich vo svojich zásadách a posúďte, či nepotrebujete posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov (čl. 35 GDPR).

1.8 Súvisiace vzory. V Pomoci Vystavu nájdete aj:

• Vzor: Informácia o spracúvaní osobných údajov pri rezervácii (https://vystav.sk/pomoc/vzor-informacia-pre-klientov-rezervacii);
• Vzor: Dohoda o vyhotovovaní faktúr odberateľom (samofakturácia) (https://vystav.sk/pomoc/vzor-dohoda-o-samofakturacii);
• Vzor: Súhlas s elektronickou faktúrou (https://vystav.sk/pomoc/vzor-suhlas-s-elektronickou-fakturou);
• Podklad pre zákazníka k posúdeniu vplyvu na ochranu osobných údajov (https://vystav.sk/pomoc/podklad-k-posudeniu-vplyvu);
• Vzor: Informácia pre zamestnancov o spracúvaní údajov vo Vystave (https://vystav.sk/pomoc/vzor-informacia-pre-zamestnancov).

Poznámka pre vás: Túto časť použite vždy. Zoznam údajov upravte podľa toho, čo vo Vystave naozaj vediete. Odsek „Bezpečnosť“ je nepovinný. Odsek „Kedy Setori koná na vlastný účet“ ponechajte; bod 3 vymažte, ak medzi partnermi nemáte fyzické osoby s IČO.

Text na prevzatie

Služba Vystav

Na [napríklad vystavovanie faktúr a iných dokladov, evidenciu obchodných partnerov, prijatých dokladov a platieb, vedenie účtovníctva] používame online službu Vystav. Prevádzkuje ju Setori s. r. o., so sídlom 1. mája 630/25, 908 85 Brodské, IČO 57 522 634, DIČ 2122805058, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Sro, vložka č. 62541/T (ďalej „Setori“).

Setori spracúva vaše osobné údaje v našom mene ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 nariadenia (EÚ) 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej „GDPR“), na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov a len podľa našich pokynov. Prevádzkovateľom ostávame my: určujeme účel a lehoty spracúvania a vybavujeme vaše žiadosti. Setori vaše údaje nepredáva a nepoužíva ich na tréning modelov umelej inteligencie. Prístup k nim majú u Setori len poverené osoby viazané mlčanlivosťou, a to na prevádzku služby a riešenie porúch a incidentov.

Aké vaše údaje vedieme vo Vystave

• identifikačné a kontaktné údaje: meno a priezvisko alebo obchodné meno, adresa vrátane dodacej, IČO, DIČ, IČ DPH, e-mail, telefón a číslo účtu (IBAN);
• ak ste kontaktnou osobou nášho obchodného partnera: meno, funkcia, e-mail a telefón;
• údaje z dokladov a zmlúv: položky, ceny, sumy, dátumy, splatnosť a platobné údaje [a rodné číslo, ak ho na doklade uvádzame, lebo to vyžaduje právny predpis];
• údaje o platbách: úhrady a ich priradenie k dokladom; z bankových výpisov a oznámení banky meno a číslo účtu platiteľa, suma a správa pre prijímateľa;
• [ďalšie údaje podľa funkcií, ktoré používate, napríklad objednávky z nášho e-shopu, rezervácie, údaje o dlhu a upomienkach].

Kde sú údaje uložené

Databáza a súbory služby Vystav sú uložené v Holandsku a ich zálohy v Európskej únii. Niektorí ďalší sprostredkovatelia Setori sú spoločnosti z USA alebo k údajom pristupujú z USA (odsek „Ďalší sprostredkovatelia“).

Odkiaľ údaje máme

Údaje získavame od vás, z komunikácie s vami a z dokladov, ktoré si vymieňame. Ďalej ich získavame [podľa skutočnosti: od vašej organizácie, ak ste jej kontaktnou osobou; z bankových výpisov a oznámení našej banky; z objednávok v našom e-shope; z verejných registrov podľa odseku „Overenie obchodných partnerov vo verejných registroch“].

Bezpečnosť

Služba Vystav používa šifrované spojenie, oddeľuje údaje jednotlivých firiem, riadi prístup podľa rolí používateľov, vedie nemenný záznam zmien a údaje pravidelne zálohuje.

Kedy Setori koná na vlastný účet

Niektoré údaje spracúva Setori ako samostatný prevádzkovateľ, a to len v rozsahu uzavretého zoznamu v zmluve o spracúvaní, najmä:

1. pri ochrane verejných stránok služby pred zneužitím, napríklad keď obmedzuje počet požiadaviek podľa odtlačku IP adresy;
2. pri vybavovaní nahlásení nezákonného obsahu;
3. pri preberaní a uchovávaní zoznamu dlžníkov Sociálnej poisťovne, a to len pri subjektoch s IČO (odsek „Overenie obchodných partnerov vo verejných registroch“).

Informácie o tomto spracúvaní sú v Zásadách ochrany osobných údajov Setori (https://vystav.sk/ochrana-udajov). Setori môžete písať na info@setori.sk alebo volať na +421 951 045 038.

Poznámka pre vás: Riadok Railway ponechajte vždy. Riadok Resend ponechajte, ak zo služby posielate e-maily, riadok Vertex AI, ak máte zapnuté funkcie umelej inteligencie, riadok Verteco, ak posielate alebo prijímate e-faktúry cez sieť Peppol, a riadok Google Workspace, ak podpore Vystavu posielate údaje svojich partnerov, napríklad doklad pri riešení chyby. Úplný zoznam s adresami, zmluvami a lehotami je v Zozname sprostredkovateľov. Kópiu záruk prenosu si môžete vyžiadať od Setori (čl. 20 Zmluvy o spracúvaní).

Text na prevzatie

Ďalší sprostredkovatelia

Setori pri prevádzke služby Vystav využíva ďalších sprostredkovateľov. Ukladá im v podstate rovnaké povinnosti na ochranu údajov, aké má voči nám, a za ich plnenie nám zodpovedá (čl. 28 ods. 4 GDPR). Vaše údaje môžu spracúvať:

Aktuálny zoznam je na https://vystav.sk/udaje/sprostredkovatelia.

Prenos údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

Niektorí sprostredkovatelia sú spoločnosti z USA alebo k údajom pristupujú z krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). Prenos chráni jedna z týchto záruk:

1. rozhodnutie Európskej komisie o primeranej úrovni ochrany pre spoločnosti zapísané v rámci EÚ – USA na ochranu osobných údajov (vykonávacie rozhodnutie Komisie (EÚ) 2023/1795, čl. 45 GDPR);
2. štandardné zmluvné doložky (vykonávacie rozhodnutie Komisie (EÚ) 2021/914, čl. 46 ods. 2 písm. c) GDPR), ktoré sa použijú pri príjemcovi mimo tohto rámca a ako záloha, ak by rámec prestal platiť.

Kópiu záruk alebo informáciu, kde sú dostupné, vám poskytneme na požiadanie.

Poznámka pre vás: Služby a osoby, ktoré si k Vystavu pripojíte sami, nie sú sprostredkovateľmi Setori (čl. 14 Zmluvy o spracúvaní); do zásad ich uvádzate vy. S účtovníkom, ktorý pre vás spracúva osobné údaje, potrebujete vlastnú zmluvu o spracúvaní. Pri príjemcovi mimo EHP zodpovedáte za záruku prenosu vy. Ponechajte len to, čo používate.

Text na prevzatie

Ďalší príjemcovia

Zo služby Vystav odovzdávame údaje aj týmto príjemcom, ktorých sme si vybrali sami:

1. náš účtovník alebo účtovná kancelária [obchodné meno a sídlo], ktorá k údajom pristupuje vo Vystave a spracúva ich pre nás na základe zmluvy o spracúvaní;
2. spoločnosť Stripe [zmluvná strana podľa vašej zmluvy so Stripe], cez ktorú prijímame platby kartou (odsek „Verejné odkazy na doklady a klientsky portál“);
3. naše ďalšie systémy a nástroje pripojené k službe Vystav cez programové rozhranie (API), webhooky alebo protokol MCP, vrátane nástrojov umelej inteligencie, ktoré sme si pripojili sami [názvy a poskytovatelia]; dostávajú údaje v rozsahu, ktorý im povolíme.

Do služby Vystav prichádzajú aj zaplatené objednávky z nášho e-shopu [systém a poskytovateľ] vrátane mena, adresy, e-mailu, telefónu a obsahu objednávky a oznámenia o platbách z našej banky, ktoré preposiela [nástroj a poskytovateľ]. Títo poskytovatelia pracujú pre nás podľa našich zmlúv. [Pri príjemcovi mimo EHP krajina a záruka podľa odseku „Prenos údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru“.]

Poznámka pre vás: Funkcie umelej inteligencie (AI) sú v každej Firme predvolene vypnuté. Zapína ich Vlastník alebo Správca (v aplikácii Administrátor) v nastaveniach Firmy a kedykoľvek ich môže vypnúť. Túto časť použite, len ak ich máte zapnuté, a ponechajte len funkcie, ktoré používate; návrhy predkontácie sú súčasťou účtovných funkcií. Podrobnosti sú v Podmienkach funkcií umelej inteligencie (https://vystav.sk/obchodne-podmienky/ai). Pred zapnutím posúďte právny základ a vplyv na ochranu údajov a informujte aj svojich zamestnancov.

Text na prevzatie

Funkcie umelej inteligencie

V službe Vystav používame tieto funkcie umelej inteligencie (AI):

1. AI asistent odpovedá na otázky našich pracovníkov a nášho účtovníka o dokladoch a evidencii a pripravuje návrhy dokladov, nákladov alebo kontaktov;
2. čítanie dokladov vyčíta údaje z prijatého dokladu v PDF alebo z fotografie;
3. diktovanie prepíše hlasovú nahrávku nášho pracovníka na text;
4. návrhy predkontácie navrhnú, ako zaúčtovať prijatý doklad, ak to neurčí pravidlo ani naša predchádzajúca voľba; tvoria sa automaticky pri zaevidovaní dokladu.

Aké údaje AI spracúva. Podľa funkcie model AI dostane obsah dokladu (PDF alebo obrázok), otázky pracovníka a údaje zo služby Vystav, ktoré asistent k otázke vyhľadá (napríklad kontakty, faktúry alebo náklady), nahrávku diktátu so zoznamom najviac 60 názvov kontaktov a 60 názvov položiek, alebo číslo a poznámku prijatého dokladu a názvy jeho položiek, bez súm. Ak ste náš obchodný partner, môžu medzi nimi byť aj vaše údaje z dokladov. Asistent vidí len údaje, ku ktorým má prístup pracovník, ktorý sa pýta.

Kto AI poskytuje. Model AI poskytuje ďalší sprostredkovateľ Setori, spoločnosť Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Írsko, prostredníctvom služby Vertex AI. Údaje sa spracúvajú v EÚ (Holandsko).

Bez tréningu. Vaše údaje sa nepoužívajú na tréning modelov AI, ani u Setori, ani u Google.

AI nerozhoduje. Výstup AI je vždy len návrh a je tak označený. Do našej evidencie sa zapíše, až keď ho náš pracovník alebo poverený účtovník skontroluje a potvrdí. Nejde o automatizované individuálne rozhodovanie podľa čl. 22 GDPR.

Ako dlho. Otázky a odpovede asistenta, názov rozhovoru, návrhy akcií asistenta a údaje vyčítané z dokladu sa v službe Vystav vymažú 90 dní od vytvorenia. Nahrávka diktátu sa neukladá. Údaje, ktoré po kontrole potvrdíme, uchovávame ako ostatné doklady. Google prijaté údaje uchováva len krátkodobo na spracovanie požiadavky, vo vyrovnávacej pamäti najviac 24 hodín; pri podozrení na zneužitie služby ich môže uchovať najviac 90 dní. Tieto údaje Google ukladá v EÚ.

Účel a právny základ. AI funkcie používame ako pracovný nástroj na [napríklad evidenciu prijatých dokladov, prípravu dokladov a vedenie účtovníctva]. Opierame sa o náš oprávnený záujem spracúvať doklady rýchlo a s menším počtom chýb (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Proti tomuto spracúvaniu môžete namietať (odsek „Právo namietať“).

Poznámka pre vás: Časť použite, ak máte medzi partnermi fyzické osoby, najmä živnostníkov; údaje o samotnej právnickej osobe nie sú osobnými údajmi. Riziko odberateľa zobrazuje fakty z verejných registrov s dátumom a zdrojom a z nich odvodený súhrnný signál. Signál ani platobná morálka nie sú číselným skóre a služba podľa nich nič automaticky nerozhoduje, pri fyzickej osobe však ide o profilovanie. Nepíšte preto, že Vystav ukazuje iba surové fakty. Výsledky používajte len na vlastné obchodné rozhodnutia a neposkytujte ich ďalej. Ak sa opierate o oprávnený záujem, zapíšte si test proporcionality. Odsek o overení v sieti Peppol ponechajte, ak posielate e-faktúry cez sieť Peppol.

Text na prevzatie

Overenie obchodných partnerov vo verejných registroch

Pred uzavretím obchodu a počas neho overujeme našich obchodných partnerov vo verejných registroch. Ak podnikáte ako fyzická osoba, napríklad ako živnostník, ide aj o vaše osobné údaje. Služba Vystav nám podľa vášho IČO, DIČ alebo IČ DPH ukáže, vždy s dátumom a zdrojom:

1. právny stav v registri právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci, ktorý vedie Štatistický úrad Slovenskej republiky (napríklad likvidácia, konkurz alebo zánik);
2. či ste v zozname dlžníkov Sociálnej poisťovne a s akou dlžnou sumou;
3. údaje zo zoznamov Finančnej správy SR (registrácia pre DPH, zverejnené bankové účty, index daňovej spoľahlivosti a zoznam daňových dlžníkov);
4. platnosť vášho IČ DPH v systéme VIES Európskej komisie, ak vám vystavujeme doklad do iného štátu EÚ;
5. údaje o exekúciách, konkurze, reštrukturalizácii a dlhoch voči zdravotnej poisťovni, ktoré sami zistíme vo verejných registroch a zapíšeme.

Tieto údaje nezískavame od vás, ale z uvedených verejných registrov a zoznamov. Z jednotlivých zistení služba odvodí súhrnný signál „Riziko“, „Pozor“, „Bez záznamu“ alebo „Neoverené“ podľa najzávažnejšieho zistenia; pri signáli „Riziko“ alebo „Pozor“ nás upozorní aj pri vystavovaní dokladu. Každú noc služba automaticky overí najviac 25 našich odberateľov.

Pri overení služba odovzdáva Štatistickému úradu SR IČO alebo časť názvu, Finančnej správe SR IČO, IČ DPH alebo názov subjektu a Európskej komisii vaše a naše IČ DPH. Zoznam dlžníkov Sociálnej poisťovne preberá a uchováva Setori ako samostatný prevádzkovateľ, len pri subjektoch s IČO; informácie o tom sú v jej zásadách na https://vystav.sk/ochrana-udajov.

Služba Vystav prostredníctvom certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby Verteco digital services, s. r. o. overuje aj to, či môžete prijímať e-faktúry v sieti Peppol. Centrálnemu adresáru siete Peppol pritom odovzdá odtlačok vášho identifikátora a adresáru vášho prístupového bodu vaše DIČ, len ak pôsobí v Európskom hospodárskom priestore alebo v krajine s rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti.

Výsledky overení vidia len naši oprávnení pracovníci [a náš účtovník]. Nezverejňujeme ich ani ich neposkytujeme ďalej. Výsledky automatických overení sa vymažú najneskôr 400 dní od poslednej kontroly, naše ručné zápisy 12 mesiacov od zápisu. Skôr ich môžeme vymazať sami.

Účel a právny základ: náš oprávnený záujem vedieť, s kým obchodujeme, predchádzať stratám z obchodu s partnerom, ktorý nemôže platiť alebo zanikol, a mať na dokladoch správne údaje (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Platobná morálka

Z našich vlastných záznamov o vašich platbách nám služba Vystav ukáže priemerné oneskorenie úhrad, podiel úhrad zaplatených načas a sumu po splatnosti. Nepoužíva pritom údaje iných firiem ani verejných registrov. Prehľad vidia len naši oprávnení pracovníci a pomáha nám rozhodnúť [napríklad o splatnosti, zálohe alebo upomienke]. Počíta sa z dokladov a úhrad, ktoré uchovávame podľa odseku „Ako dlho údaje uchovávame“.

Účel a právny základ: náš oprávnený záujem na správe pohľadávok a obchodného rizika (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Pri fyzickej osobe je súhrnný signál aj prehľad platobnej morálky profilovaním podľa čl. 4 bodu 4 GDPR. Nejde o skóre bonity a služba podľa nich nič automaticky nerozhoduje; o obchode rozhoduje náš pracovník. Proti tomuto spracúvaniu môžete namietať (odsek „Právo namietať“).

Poznámka pre vás: Časť použite, ak zo služby posielate e-maily. Sú to servisné správy k vašim obchodom; nepoužívajte ich na reklamu ani na nevyžiadanú obchodnú komunikáciu (§ 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov, čl. 11 VOP). Súhlas odberateľa s doručovaním faktúr e-mailom rieši Vzor: Súhlas s elektronickou faktúrou.

Text na prevzatie

E-maily, ktoré vám posielame zo služby Vystav

[Čo posielate: faktúry a iné doklady, cenové ponuky, upomienky, potvrdenia a pripomienky rezervácií, žiadosti o doklady, oznámenie o zmene nášho bankového účtu] vám posielame e-mailom priamo zo služby Vystav. Odosielateľom je naša firma; e-mail odchádza [zo spoločnej adresy služby Vystav / z našej domény] a vaša odpoveď príde na našu adresu [e-mail]. E-mail môže obsahovať doklad v PDF a odkaz na doklad alebo na klientsky portál.

E-maily technicky odosiela ďalší sprostredkovateľ Plus Five Five, Inc. (služba Resend), USA. Spracúva vašu e-mailovú adresu a meno, predmet, text, prílohy a údaje o doručení a uchováva ich 30 dní. Prenos do USA opisuje odsek „Prenos údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru“.

Nesledujeme, či ste e-mail otvorili ani či ste klikli na odkaz; e-maily neobsahujú sledovacie pixely. Evidujeme len stav doručenia, teda či bol e-mail doručený, oneskorený alebo vrátený, prípadne či ho príjemca označil za nevyžiadaný. Kópiu odoslaného e-mailu a záznamy o jeho doručení uchovávame v službe Vystav 12 mesiacov od odoslania; záznam o tom, komu a s akým predmetom sme e-mail poslali, ostáva v prehľade aktivít našej firmy, kým ju zo služby nevymažeme.

Účel a právny základ: doručenie dokladov a správ k nášmu obchodu a plnenie zmluvy s vami (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) [ak posielate upomienky: „; pri upomienkach náš oprávnený záujem na vymáhaní pohľadávok (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR)“]. Ak ste kontaktnou osobou nášho partnera – právnickej osoby, právnym základom je náš oprávnený záujem komunikovať s partnerom a preukázať doručenie (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Poznámka pre vás: Kto má verejný odkaz, otvorí ho bez prihlásenia. Komu ho dáte, rozhodujete vy; pri podozrení, že sa dostal k nesprávnej osobe, ho zrušte. Rodné číslo z vyhradených polí služba na stránke odkazu a v zdieľanom PDF maskuje, voľný text a prílohy však nie; skontrolujte ich (§ 78 ods. 4 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov). Bod 6 použite len pri samofakturácii na základe písomnej dohody s dodávateľom. Bod 7 použite, len ak máte zapnuté platby kartou cez vlastný účet Stripe. Rezervačnú stránku opisuje Vzor: Informácia o spracúvaní osobných údajov pri rezervácii.

Text na prevzatie

Verejné odkazy na doklady a klientsky portál

Doklad vám môžeme sprístupniť odkazom na stránku služby Vystav (verejný odkaz). Cez klientsky portál vám sprístupňujeme [doklady, ktoré sme vám vystavili, a zmluvy, ktoré sme vám sprístupnili]. Pre tieto odkazy platí:

1. Odkaz obsahuje náhodný kľúč. Kto ho má, stránku otvorí bez prihlásenia, preto ho neposielajte ďalej. Stránky nie sú určené na zaradenie do výsledkov vyhľadávačov.
2. Odkaz platí [60 dní alebo inú lehotu, najviac 365 dní]. Kedykoľvek ho môžeme zrušiť; nový odkaz na klientsky portál ruší predchádzajúci.
3. Rodné číslo z vyhradených polí je na stránke odkazu a v zdieľanom PDF maskované.
4. Evidujeme počet otvorení odkazu a čas posledného otvorenia. IP adresu toho, kto odkaz otvoril, k odkazu neukladáme.
5. Cez odkaz môžete [prijať alebo odmietnuť cenovú ponuku; napísať k nej pripomienku, pri ktorej sa uloží meno, ktoré uvediete, a text; potvrdiť alebo vypovedať zmluvu v klientskom portáli spolu s poznámkou]. Úkon sa zapíše k dokladu alebo zmluve ako vykonaný cez odkaz, ktorý sme vám poslali; služba neoveruje totožnosť osoby, ktorá ho urobila. Ak ste ho neurobili vy, oznámte nám to na [e-mail].
6. Pri samofakturácii, keď na základe našej písomnej dohody vyhotovujeme faktúry vo vašom mene, sa pri prijatí alebo odmietnutí faktúry cez odkaz zapíše čas, vaša IP adresa a údaj o prehliadači. Tieto údaje preukazujú váš úkon.
7. Faktúru môžete zaplatiť kartou. Platba prebieha cez náš účet u spoločnosti Stripe [zmluvná strana podľa vašej zmluvy so Stripe]. Údaje o karte zadávate priamo na stránke Stripe; my ani Setori ich nedostávame. Stripe spracúva údaje o platbe podľa svojich podmienok [odkaz na zásady Stripe].

Setori chráni tieto stránky pred zneužitím ako samostatný prevádzkovateľ: obmedzuje počet požiadaviek podľa odtlačku IP adresy počas krátkeho časového okna. Obsah, ktorý považujete za nezákonný, môžete nahlásiť Setori e-mailom na info@setori.sk, obsah verejného odkazu na doklad aj formulárom na https://vystav.sk/nahlasit.

Záznamy o odkazoch a o úkonoch cez ne ostávajú v službe Vystav, kým našu firmu zo služby nevymažeme.

Účel a právny základ: sprístupnenie dokladov a zmlúv a plnenie zmluvy s vami (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); pri kontaktnej osobe partnera – právnickej osoby a pri zázname o samofakturácii náš oprávnený záujem komunikovať s partnerom a preukázať jeho úkon (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Poznámka pre vás: Lehoty určujete vy. Zákonné lehoty, napríklad pri účtovných dokladoch, zaväzujú vás, nie Setori; Vystav nie je archív. Údaje, ktoré musíte uchovávať, si pravidelne exportujte, a ak službu prestanete používať, exportujte si ich pred žiadosťou o výmaz Firmy. Podrobnosti sú v podmienkach Zmena poskytovateľa, export a výmaz údajov (https://vystav.sk/obchodne-podmienky/prechod-a-export). Riadky pre funkcie, ktoré nepoužívate, vymažte a prázdne lehoty doplňte.

Text na prevzatie

Ako dlho údaje uchovávame

Po uplynutí lehoty údaje vymažeme alebo anonymizujeme. Ak službu Vystav prestaneme používať, údaje, ktoré musíme uchovávať ďalej, si vopred exportujeme. Po našej žiadosti o výmaz firmy ich Setori vymaže podľa svojich zmluvných podmienok, spravidla do 60 dní od žiadosti. Zo záloh zmiznú ich pravidelným prepisovaním najneskôr do 27 dní.

Poznámka pre vás: Časť použite, ak vaše zásady ešte nemajú časť o právach, alebo ju s ňou porovnajte. Upozornenie na právo namietať musí byť jasné a oddelené od ostatných informácií (čl. 21 ods. 4 GDPR), preto má vlastný medzititulok. Žiadosť dotknutej osoby, ktorá príde k Setori, vám Setori postúpi do 5 pracovných dní (čl. 21 Zmluvy o spracúvaní). V aplikácii máte nástroje na export, opravu a výmaz údajov. Zodpovednú osobu musíte určiť, ak to vyžaduje čl. 37 GDPR.

Text na prevzatie

Vaše práva

Máte právo:

1. získať potvrdenie, či spracúvame vaše osobné údaje, a prístup k nim vrátane kópie (čl. 15 GDPR);
2. na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných údajov (čl. 16 GDPR); vystavený doklad neprepisujeme, nesprávny doklad opravíme opravným dokladom alebo dobropisom;
3. na vymazanie údajov (čl. 17 GDPR); údaje, ktoré musíme uchovávať podľa zákona, vymažeme až po uplynutí zákonnej lehoty;
4. na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR);
5. na prenosnosť údajov, ktoré ste nám poskytli a ktoré spracúvame automatizovane na základe zmluvy alebo súhlasu (čl. 20 GDPR);
6. [ak niektoré spracúvanie opierate o súhlas: „kedykoľvek odvolať súhlas; odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred ním“];
7. podať návrh na začatie konania (sťažnosť) Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk ↗ (otevře se na jiné stránce), ak si myslíte, že vaše údaje spracúvame v rozpore s predpismi (čl. 77 GDPR).

Právo namietať

Proti spracúvaniu vrátane profilovania, ktoré sa opiera o náš oprávnený záujem, môžete kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (čl. 21 GDPR). Ide najmä o overovanie vo verejných registroch a prehľad platobnej morálky [a použitie funkcií umelej inteligencie, komunikáciu s kontaktnými osobami partnerov a ďalšie spracúvanie na základe oprávneného záujmu]. Po námietke vaše údaje na tento účel ďalej nespracúvame, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na uplatnenie, preukazovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Podstatu posúdenia nášho oprávneného záujmu vám na požiadanie vysvetlíme.

Automatizované rozhodovanie

Nerobíme rozhodnutia založené výlučne na automatizovanom spracúvaní vrátane profilovania, ktoré by mali pre vás právne účinky alebo by vás podobne významne ovplyvnili (čl. 22 GDPR). Údaje z registrov, prehľad platobnej morálky a výstupy AI posudzuje náš pracovník alebo poverený účtovník.

Poskytnutie údajov

Údaje, ktoré musí obsahovať faktúra alebo iný účtovný doklad, nám poskytnúť musíte, ak s nami chcete uzavrieť obchod; ich rozsah určuje [§ 74 ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, ak ste platiteľom DPH; § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; iný použiteľný predpis]. Bez nich doklad vystaviť nemôžeme. [Ďalšie údaje, ktoré vyžadujete, a následky ich neposkytnutia.]

Ako práva uplatniť

Napíšte nám na [e-mail] alebo na adresu [poštová adresa]. Odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. V zložitých prípadoch alebo pri veľkom počte žiadostí môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace; o predĺžení a jeho dôvodoch vás budeme informovať do jedného mesiaca (čl. 12 ods. 3 GDPR). Vybavenie je bezplatné. Ak budeme mať dôvodné pochybnosti o vašej totožnosti, požiadame vás o doplňujúce údaje. Ak žiadosť pošlete spoločnosti Setori, postúpi nám ju do 5 pracovných dní a vybavíme ju my.

Kontakt

[Obchodné meno, sídlo, IČO a e-mail vašej firmy.] [Kontakt na zodpovednú osobu, ak ste ju určili, alebo veta „Zodpovednú osobu sme neurčili.“]

11.1 Vzor vychádza z týchto dokumentov Setori:

• Všeobecné obchodné podmienky služby Vystav – https://vystav.sk/obchodne-podmienky;
• Osobitné podmienky funkcií a modulov – https://vystav.sk/obchodne-podmienky/funkcie;
• Podmienky funkcií umelej inteligencie – https://vystav.sk/obchodne-podmienky/ai;
• Zmena poskytovateľa, export a výmaz údajov – https://vystav.sk/obchodne-podmienky/prechod-a-export;
• Zmluva o spracúvaní osobných údajov – https://vystav.sk/zmluva-o-spracuvani;
• Zoznam sprostredkovateľov a príjemcov osobných údajov – https://vystav.sk/udaje/sprostredkovatelia;
• Kde sú vaše údaje: umiestnenie, jurisdikcia a formáty exportu – https://vystav.sk/udaje;
• Zásady ochrany osobných údajov Setori – https://vystav.sk/ochrana-udajov.

11.2 Pri rozpore medzi vzorom a týmito dokumentmi platia tieto dokumenty. Setori vzor aktualizuje po zmene služby alebo Zoznamu sprostredkovateľov; číslo verzie a dátum účinnosti sú v záhlaví. O zmene vzoru osobitne neupozorňuje, zmeny sprostredkovateľov však oznamuje podľa Zmluvy o spracúvaní. Ak sa zmena týka odsekov, ktoré ste prevzali, upravte aj svoje zásady.

11.3 Otázky k vzoru posielajte na info@setori.sk (do predmetu môžete uviesť „Osobné údaje“) alebo volajte na +421 951 045 038.